Leuk dat je met Machu Picchu Travel op reis gaat!

We gaan er alles aan doen om je verwachtingen waar te maken. Daarvoor is het belangrijk dat je weet wát je kunt verwachten bij ons. Dat staat onder meer in deze voorwaarden. We geven het toe: het is misschien niet de meest spannende lectuur. Maar het is wel handig dat je deze voorwaarden even goed doorleest. Door te boeken, ga je namelijk akkoord met de inhoud.

Als reisorganisatie zijn wij verplicht reisvoorwaarden op te stellen en jou te wijzen op de aanwezigheid van deze voorwaarden. Als je boekt bij ons, wijzen we je op deze voorwaarden d.m.v. een link in onze boekingsbevestiging. Met het controleren van de boekingsbevestiging geef je aan dat je akkoord bent met de boeking en de reisvoorwaarden.

Boeken

Boeken kan telefonisch en per email. We hebben hiervoor je volledige namen, geboortedatum en paspoortnummer nodig zoals die staan vermeld in je paspoort. Uiterlijk binnen 48 uur na boeking ontvang je een boekingsbevestiging met daarop de totaalsom van de reis en de (aan)betalingsgegevens. Voor het boeken brengen wij géén boekingskosten en/of reserveringskosten in rekening.

Betaling

De aanbetaling van de boeking dient z.s.m. te worden voldaan en bedraagt minimaal €250,00 p.p. Zolang we geen aanbetaling of bewijs van de aanbetaling hebben ontvangen, kopen we ook geen Trail tickets aan. De 250,- euro aanbetaling is namelijk het bedrag waarmee we de Inca Trail tickets kunnen kopen en de toegang naar Machu Picchu veilig kunnen stellen voor jou. Het restant van de betaling dient uiterlijk voor de datum die in de boekingsbevestiging en factuur staan aangegeven op onze rekening te zijn bijgeschreven. Indien je binnen zes weken voor vertrek boekt dient het totaalbedrag per ommegaande te worden betaald. Extra kosten of ongemakken die voortvloeien uit het te laat betalen van de reissom zijn jouw eigen verantwoordelijkheid en komen dan ook voor eigen rekening.

In specifieke gevallen kan om een hogere aanbetaling gevraagd worden. Het exacte bedrag van de aanbetaling staat altijd in de boekingsbevestiging en de factuur vermeld.

Bij niet tijdige betaling zullen wij je een reminder sturen. Als je ook na die reminder de betaling niet voldoet, zullen we de reisovereenkomst moeten ontbinden en geldt de regelgeving zoals die staat vermeld onder het kopje ‘annulering'.

Annulering

…Binnen 24 uur
Als je de boeking van de reis wilt annuleren, dan kun je dit per e-mail doen. Binnen 24 uur na het maken van de boeking kun je de geboekte reis kosteloos annuleren.

…Na de aanbetaling
Eenmaal geboekte tickets voor de Inca Trail en toegang tot Machu Picchu kunnen helaas niet meer geannuleerd worden. Dit betekent dat we ook geen restitutie van de aanbetaling kunnen doen.

Wil je na het doen van de aanbetaling de reis annuleren, dan ben je – afhankelijk van het moment van boeken – deze bedragen verschuldigd:
- Bij annulering vanaf 24 uur na de boekdatum tot de 30ste dag voor vertrek: de aanbetaling
- Bij annulering vanaf de 30ste dag tot de dag van vertrek: de volledige reissom

Reis- en annuleringsverzekering

We adviseren je een reisverzekering af te sluiten. Als je dat doet, zorg er dan ook voor dat jouw reisverzekering een werelddekking heeft en geneeskundige kosten vergoed. Dat laatste is belangrijk in het geval van blessures en/of ongevallen tijdens de Trail.

Indien je door zwaarwegende omstandigheden de reis niet kunt maken, kun je een vergoeding krijgen via je annuleringsverzekering. We raden daarom aan deze naast jouw reisverzekering af te sluiten. Ook als je de Trail onverhoopt voortijdig af moet breken, kun je een vergoeding krijgen voor de niet-genoten reisdagen en/of zorgkosten. Voor nadere informatie hierover kun je je wenden tot je verzekeringsmaatschappij.

Vaccinaties

Voor Peru zijn geen inentingen verplicht gesteld. Wel adviseert de GGD je in te laten enten tegen Gele Koorts, DTP en Hepatitis A. Kijk voor meer informatie en voor vertrek altijd even op de speciale landensite van de GGD: http://www.ggdreisvaccinaties.nl/land/peru. Daarnaast adviseren wij je hoogteziekte tabletten mee te nemen. Kijk ook voor meer informatie m.b.t. hoogteziekte op https://www.thuisarts.nl/hoogteziekte/ik-heb-hoogteziekte.

Onze verplichtingen

Wij hebben de inspanningsverplichting de reis conform het reisprogramma te laten verlopen. Wij verplichten ons om jou onmiddellijk te informeren als er voorafgaand aan de reis onvoorziene wijzigingen in het programma c.q. de route ontstaan.  Voor je vertrek ontvang je van ons per mail en tijdens de briefing inhoudelijke en praktische reisinformatie ten aanzien van je reis en eventuele wijzigingen daarin.

In het geval dat wij aantoonbaar in gebreke zijn gebleven bij het waarmaken van de inspanningsverplichting en jij daardoor schade hebt geleden, bedraagt een mogelijke vergoeding maximaal éénmaal de reissom.

Wij zijn niet aansprakelijk voor zaken die ons in redelijkheid niet kunnen worden toegerekend. Schade, molest, alsmede feiten of omstandigheden waar reisverzekeringen onder normale omstandigheden dekking voor plegen te verschaffen vallen niet onder de aansprakelijkheid van Machu Picchu Travel.

Wijziging en annulering van de reis

Wij hebben het recht een reis te annuleren in de volgende gevallen;
- Mocht zich een onvoorziene zeer gewichtige situatie voordoen (waaronder natuurrampen) dan kunnen wij de reis annuleren. We zullen dan zoeken naar een gepast alternatief. Als eventuele alternatieven niet aanspreken, wordt de volledige reissom teruggestort als de reis over meer dan 30 dagen plaats vindt. Vindt de reis binnen minder dan 30 dagen plaats, dan zoeken we naar een passend alternatief passend binnen de geldende omstandigheden. Alleen eventueel nog niet ingekochte reisdiensten kunnen worden vergoed.
- Er kunnen zich onvoorziene situaties voordoen waardoor wij genoodzaakt zijn de route van en naar de Trail en/of Machu Picchu aan te passen. Indien wij deze informatie hebben vóór de vertrekdatum zullen we jou hierover informeren. Indien zich een routewijziging tijdens de Trail voordoet zullen we ter plaatse proberen een adequate oplossing te vinden.

Jouw paspoort

We vragen je altijd ons de volgende paspoortgegevens toe te sturen: volledige namen, geboortedatum en paspoortnummer. Hiermee kunnen we jouw boeking in orde maken en tickets definitief aankopen. Uiteindelijk ben je zelf verantwoordelijk voor het (tijdig) in bezit zijn van een geldig paspoort op het moment van vertrek. Daarnaast vragen we je ook altijd het paspoort mee te nemen waarmee je bij ons je Trail hebt geboekt. Het is dus belangrijk bij tussentijdse vervanging bij de gemeente je oude paspoort terug te vragen. Heb je je oude paspoort toch niet meer in bezit? Dan volstaat een kopie van dat oude paspoort ook. Kosten die volgen uit het niet (tijdig) in bezit hebben van een geldig paspoort en/of het paspoort waarmee de Trail tickets zijn aangekocht zijn voor eigen rekening.

Je bent verantwoordelijk voor het regelen van de juiste documenten, zoals het paspoort (dat na terugkomst in Nederland nog minimaal 6 maanden geldig moet zijn). Ook ben je verantwoordelijk voor de juiste tenaamstelling op het boekingsformulier. Deze dien je daarom na ontvangt altijd te controleren. Restitutie van de reissom in geval van fouten is in dit geval niet mogelijk. Ook eventuele kosten voor het  aanpassen van bestaande tickets of het aanschaffen van nieuwe tickets die hiervan het gevolg zijn, zijn voor eigen rekening.

Jouw persoonsgegevens en het privacybeleid

Je deelt persoonsgegevens met ons, waaronder jouw volledige namen (zoals vermeld in het paspoort), geboortedatum en paspoortnummer. Met die gegevens gaan wij zorgvuldig om! We gebruiken ze om een boekingsbevestiging op te maken en we geven ze door aan onze lokale reispartner in Peru om tickets aan te kopen en reserveringen vast te leggen. Jouw gegevens worden namelijk op de Trail tickets geprint, waarna ticket en paspoort samen toegang geven.
We zorgen er daarnaast altijd voor dat deze partners alleen de gegevens ontvangen die noodzakelijk zijn voor hun specifieke werk. Met een virusscanner zorgen we ervoor dat de vastgelegde persoonsgegevens worden beveiligd.

Daarnaast bewaren we jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk en doen we dus aan regelmatige schoning:
- Na 1 jaar verwijderen we de mailwisselingen waarin paspoortgegevens staan
- na 7 jaar verwijderen we de boekingsbevestigingen met daarin de paspoortgegevens
We houden de gegevens van de boekingsbevestiging iets langer aan, omdat we daarmee omzet en kosten naar de Belastingdienst kunnen verantwoorden.

Wil je dat wij gegevens van jou aanpassen of verwijderen? Laat dit ons dan weten per mail. Wij verwijderen dan de door jouw gevraagde gegevens en dat verzoek geven we ook door aan onze lokale reispartners.
Ben je het niet eens met de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Goede conditie

Wij verwachten dat je fysiek en mentaal in staat bent de reis te maken. Als dit niet het geval is en de reis daardoor moet worden afgebroken of aangepast, zijn eventuele kosten hiervan voor eigen rekening. Natuurlijk doen wij in dit geval onze uiterste best om een zo goed mogelijke oplossing te vinden.

We verwachten ook dat je de aanwezige informatie op onze website (dagprogramma en paklijst) en onze tips per mail voorafgaand aan de reis goed doorneemt. We wijzen je hier ook op in de begeleidende mail bij de boekingsbevestiging.

Ontevreden tijdens de reis

Op jouw bestemming lopen zaken soms anders dan in Nederland. Ondanks het feit dat wij vooraf alles goed proberen te regelen kunnen er zich dingen voordoen waar wij geen grip op hebben; de elektriciteit valt uit, het warme water is op, een hotel is overboekt, of een weg blijkt onbegaanbaar door stakingen of natuurverschijnselen. Dit vraagt een zekere mate van flexibiliteit en incasseringsvermogen van jouw kant.

Wij werken in Peru samen met lokale organisaties, lokale gidsen en koks. Hiermee zijn afspraken gemaakt over de uitvoering van de reis. Samen spannen we ons tot het uiterste in om je reis zo goed mogelijk te laten verlopen. Mochten er tijdens de reis problemen zijn of zaken niet naar wens verlopen laat dit dan ter plekke weten aan de gids of aan ons lokale contactpersoon waarvan je de naam voorafgaand aan je reis van ons doorkrijgt. Zij zijn ter plaatse, hebben de lokale contacten en kunnen dus sneller en makkelijker problemen oplossen. Mocht er iets niet naar verwachting verlopen dan horen wij het liever tijdens de reis dan erna. Op deze manier kunnen wij het probleem wellicht direct verhelpen.

Niet tevreden na de reis?

Wij doen er, samen met de lokale organisaties, alles aan om je reis zo goed mogelijk te laten verlopen. Mocht je bij thuiskomst toch klachten hebben die de gids en/of lokaal contactpersoon niet heeft kunnen oplossen, dan horen we dat graag per mail of telefoon. We zullen onze uiterste best doen alsnog tot een goede oplossing te komen. Mocht je van mening zijn dat de klacht niet naar tevredenheid is afgehandeld en partijen samen niet in redelijkheid tot een juiste oplossing kunnen komen, dan kun je desgewenst juridische vervolgstappen nemen.